Comment l’Université de Tours valorise l’engagement étudiant grâce à iD City

En 2024, l’Université de Tours a créé sur sa plateforme participative iD City un espace dédié à l’engagement étudiant. L’objectif ? Accompagner ses 26 000 étudiant·es dans leurs expériences citoyennes ou universitaires et les valoriser dans leur cursus.

À travers l’exemple de l’Université de Tours, découvrez comment notre solution numérique peut simplifier, tant pour les étudiant·es que pour les services, les démarches liées à l’engagement étudiant.

 

L’engagement étudiant, c’est quoi ?

De plus en plus d’établissements d’enseignement supérieur favorisent et valorisent l’engagement étudiant. Bénévolat associatif, tutorat, représentation étudiante… Ces expériences permettent aux étudiant·es d’acquérir des compétences essentielles pour leur vie professionnelle (gestion de projet, prise de parole en public, travail en équipe, etc.)

Les modalités de reconnaissance de l’engagement étudiant sont propres à chaque établissement. Elles peuvent donc prendre différentes formes : crédits ECTS, mentions sur les diplômes, octrois de points bonus, dispositifs de soutien, etc.

 

Une plateforme numérique au service de l’engagement étudiant : l’exemple de l’Université de Tours

Depuis 2022, l’Université de Tours dispose d’une plateforme participative, dédiée jusqu’à présent au Budget Participatif Étudiant. En 2024, l’établissement a élargi l’utilisation de cet outil à la valorisation de l’engagement étudiant. Un espace a été créé pour chaque parcours d’engagement proposé, dont voici les deux principaux :

  1. L’engagement bénévole dans une association partenaire : les étudiant·es peuvent s’engager bénévolement dans une association partenaire de l’Université, et valoriser cet engagement dans le cadre de leur cursus universitaire.
  2. La reconnaissance d’un engagement citoyen ou universitaire : les étudiant·es peuvent valoriser dans leur cursus une expérience citoyenne ou universitaire.

Sur chaque espace dédié aux parcours d’engagement, les élèves peuvent retrouver toutes les informations utiles et effectuer les démarches associées.

 

Parcours 1. S’engager dans une association partenaire

Le premier parcours d’engagement étudiant de l’Université de Tours permet aux élèves de consulter les missions de bénévolat proposées par les associations partenaires, et d’y candidater.

Une recherche personnalisée des missions proposées

Les étudiant·es peuvent consulter sur la plateforme le catalogue des missions proposées par les associations partenaires. La recherche est facilitée par un système de filtres :

  • Thématiques (soutien scolaire, culture, environnement, sport, lutte contre la précarité…)
  • Secteurs géographiques (Tours, Blois, missions à distance)
  • Statuts des missions (à pourvoir, complètes…)
Capture d'écran d'un catalogue de missions de bénévolat avec 3 vignettes et des filtres de recherche

Exemple fictif de catalogue de missions de bénévolat

Chaque mission dispose d’une page dédiée qui présente l’association, les tâches à accomplir, la période d’engagement, les horaires et le profil recherché.

Ce système permet aux élèves de trouver rapidement des opportunités compatibles avec leur emploi du temps, leurs centres d’intérêt et leur filière d’étude.

Capture d'écran d'une mission de bénévolat avec un visuel, une carte, et le détail de la mission proposée

Exemple fictif de page d’une mission de bénévolat

Un processus de candidature simple et rapide

Le processus de candidature pour des missions bénévoles a été simplifié grâce à la plateforme iD City. Les étudiant·es peuvent candidater directement sur la page de la mission qui les intéressent. Pour cela, ils et elles n’ont qu’à compléter un formulaire recueillant leurs motivations et leurs disponibilités.

Capture d'écran d'un formulaire de candidature à une mission de bénévolat, avec tous les champs à compléter (nom, prénom, motivations...)

Exemple fictif de formulaire de candidature

L’Université est notifiée par mail de toutes les candidatures déposées. Après vérification, elle peut transmettre directement la candidature à l’association concernée.

Les services de l’Université peuvent également consulter les candidatures déposées sur la page de chaque mission de bénévolat.

Capture d'écran d'une canddidature déposée, affichée sur la page de la mission concernée

Exemple fictif de formulaire de candidature

Les étudiant·es sont informé·es par mail de l’avancement de leur candidature (acceptée, refusée…). Ce système de notifications garantit un suivi transparent et une information claire auprès de la communauté étudiante.

Une fois leur mission de bénévolat acceptée et effectuée, les élèves n’ont plus qu’à faire reconnaître leur engagement auprès de l’Université. Le processus de reconnaissance est similaire à tous les parcours d’engagement proposés.

 

Parcours 2. Faire reconnaître un engagement citoyen ou universitaire

Le deuxième volet de l’engagement étudiant de l’Université de Tours permet aux élèves de faire reconnaître une expérience citoyenne ou universitaire dans le cadre de leur cursus.

Une diversité d’engagements reconnus

L’Université de Tours reconnaît plusieurs types d’engagements :

  • Missions dans des associations externes ou dans des associations étudiantes
  • Rôle de délégué·e de promotion
  • Fonction d’élu·e dans un conseil universitaire ou une collectivité territoriale
  • Missions de service civique, sapeur·e-pompier·e volontaire ou réserviste

Sur la plateforme numérique, chaque type d’engagement dispose d’un onglet dédié. Les élèves peuvent y retrouver le détail des modalités de reconnaissance (critères à respecter, démarches à effectuer, etc.). C’est également depuis ces onglets que sont accessibles les formulaires de demande de reconnaissance propres à chaque type d’engagement.

Un processus de validation transparent

Les étudiant·es complètent un formulaire adapté à leur type d’engagement. Ils et elles fournissent des informations précises sur leur mission, sa durée et les compétences développées.

L’Université est notifiée par mail des nouvelles demandes de reconnaissance. Elle peut suivre et effectuer le traitement des dossiers directement via la plateforme. Les élèves sont informé·es automatiquement par mail des avancées de leur demande.

Si nécessaire, l’Université peut demander et permettre aux étudiant·es de modifier leur demande de reconnaissance avant validation définitive.

Capture d'écran d'une formulaire de reconnaissance d'engagement, avec tous les champs à compléter (type d'engagement, détail de l'engagement, coordonnées du tuteur...)

Exemple fictif de formulaire de reconnaissance d’engagement étudiant

Ainsi, la plateforme permet de traiter plus efficacement les demandes et d’accélérer la validation des dossiers, tout en maintenant une communication directe avec les élèves.

 

Se connecter rapidement et avoir toutes les informations à portée de main

Se connecter à la plateforme en quelques clics

Grâce à une connexion en SSO, les étudiant·es peuvent s’authentifier sur la plateforme en quelques clics avec leur compte universitaire.

Aucune inscription n’est nécessaire. Lorsqu’une personne souhaite se connecter, elle est redirigée automatiquement vers la page de connexion de l’ENT. Elle n’a plus qu’à renseigner ses identifiants habituels pour être connectée à la plateforme.

Cette simplicité d’accès favorise l’appropriation et l’utilisation de l’outil par la communauté étudiante.

Consulter des ressources complémentaires

Pour répondre aux questions fréquentes et accompagner les élèves dans leurs démarches, sont également disponibles sur la plateforme :

  • Une FAQ détaillée pour chaque parcours d’engagement étudiant
  • Des frises chronologiques qui présentent les périodes de candidature
  • Un formulaire de contact pour joindre directement les services de l’Université

Ces ressources, accessibles publiquement, contribuent à l’autonomie des étudiant·es dans leurs démarches. Elles réduisent ainsi les sollicitations adressées aux services de l’Université.

 

Des bénéfices concrets pour la communauté universitaire

Le recours à une plateforme numérique présente de nombreux bénéfices, tant pour les élèves que pour l’Université.

Pour les étudiant·es :

  • Accès simplifié aux informations : centralisation de toutes les ressources et missions de bénévolat sur une même plateforme, accessible 24h/24.
  • Recherche personnalisée des missions de bénévolat : filtres par thématique, localisation et disponibilité permettant de trouver rapidement des missions adaptées à leurs centres d’intérêt et contraintes.
  • Suivi transparent des candidatures : mails de notification automatiques et accès à l’historique des candidatures, offrant une visibilité complète sur leur état d’avancement.
  • Processus de reconnaissance de l’engagement facilité : formulaires adaptés à chaque type d’engagement et dématérialisation des démarches réduisant les délais de traitement par l’Université.
  • Découverte d’opportunités diversifiées : accès à une variété de missions dont les étudiant·es n’auraient pas nécessairement eu connaissance.

 

Pour l’Université :

  • Centralisation des données : regroupement de l’ensemble des informations relatives à l’engagement étudiant sur un outil unique, facilitant le suivi et le traitement des dossiers.
  • Notification automatique pour chaque nouvelle candidature : gain de temps considérable pour les services et réduction des risques d’erreurs ou d’oublis.
  • Gestion optimisée des dossiers : traçabilité complète des demandes et des validations permettant un traitement plus efficace et une meilleure coordination entre services.
  • Communication facilitée avec les étudiant·es : canaux de communication directs et automatisés réduisant les délais de réponse.

La plateforme numérique constitue ainsi un véritable écosystème favorisant l’engagement étudiant à tous les niveaux. Elle transforme une démarche administrative potentiellement complexe en un parcours fluide, incitatif et pédagogique. L’outil contribue significativement à développer la culture de l’engagement citoyen au sein de la communauté universitaire.

 

Au-delà de l’engagement étudiant : les multiples fonctionnalités proposées par iD City

Notre solution s’adapte aux besoins spécifiques de chaque établissement ! Elle peut intégrer tout un panel d’autres cas d’usages : budget participatif étudiant, appels à projets innovants, enquêtes et sondages, concertations…

Visitez notre plateforme de démo pour découvrir toutes les possibilités offertes par notre solution !

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La Tribu : une aventure participative qui transforme la Chambre d’Agriculture de Bretagne

En 2024, la Chambre d’Agriculture de Bretagne (CAB) a lancé un ambitieux dispositif participatif baptisé La Tribu. L’objectif ? Encourager ses collaborateurs et collaboratrices à s’impliquer davantage dans la vie de l’entreprise à travers différents outils. Retour sur cette initiative inspirante avec Sophie Bégot, Cheffe du service Communication, et Séverine Denis, chargée de communication, qui en assurent le portage.

 

Un contexte propice au changement

L’année 2024 a marqué un double tournant pour la Chambre d’Agriculture de Bretagne. L’institution a commencé par fêter ses 100 ans d’existence. Puis elle a finalisé la création d’un établissement unique régional, qui regroupe les quatre chambres départementales et la chambre régionale en une seule entité.

« Ce n’est pas rien, quand on fête 100 ans et que dans la même année, on change de paradigme de fonctionnement et d’identité. C’est qu’on est dans un temps historique propice au changement », explique Sophie Bégot, Cheffe du service Communication. « On ferme un livre, on en ouvre un autre ».

Cette fusion a nécessité l’harmonisation des méthodes de travail et la création d’une identité commune à tou⸱tes les agent⸱es. Elle a également encouragé la direction à repenser la culture d’entreprise, en misant sur plus de transversalité et de participation des membres du personnel. Selon Sophie, « on est certes des salarié⸱es mais on est aussi des citoyen⸱nes. Ce qu’on fait ou ce qu’on attend dans notre vie de citoyen⸱ne, on peut aussi l’attendre dans notre vie de salarié⸱e ».

Une ambition d’autant plus importante que les trois quarts des 600 membres du personnel sont sur le terrai, éloigné⸱es géographiquement de leur manager. « On avait besoin de trouver des outils qui relaient à ce management à distance. Des outils qui permettent de rendre concrète la conscience commune de faire partie d’une même entreprise », souligne la cheffe du service Communication.

C’est dans ce contexte qu’a été créée La Tribu, un dispositif participatif qui permet aux membres du personnel de proposer des idées et de débattre à travers plusieurs démarches. L’idée était de leur dire : « Faisons tribu ! Tu appartiens à une tribu, c’est celle de la Chambre d’Agriculture », explique Sophie Bégot.

Logo du dispositif participatif La Tribu, écrit en noir avec un point orange sur le i et à la fin du mot

Logo de La Tribu

Un dispositif articulé autour de quatre démarches complémentaires

Pour concrétiser cette ambition participative, la CAB a choisi de s’appuyer sur une plateforme iD City. Cette solution numérique permet de centraliser et d’animer différentes types de concertations.

Concrètement, La Tribu se décline aujourd’hui en quatre démarches participatives :

  • Les Inspirés
  • Les Explorateurs
  • Les Solidaires
  • Les Éclaireurs

Les Inspirés : Une boîte à idées pour améliorer le quotidien

Premier volet du dispositif participatif, cette boîte à idées numérique permet aux membres du personnel de soumettre des propositions visant à améliorer leur environnement de travail.

En trois saisons, 54 idées ont été déposées, dont 27 sont en cours de réalisation. Parmi lesquelles l’ajout d’un bloc « Infos Agricoles BZH » sur l’intranet, la création d’une carte des produits locaux médaillés, l’installation de boîtes à livres sur certains sites, le recyclage de bâches plastiques en objets ou encore l’intégration de l’art dans les bureaux.

Les Explorateurs : Un dispositif d’intrapreneuriat innovant

Cette démarche permet aux collaborateurs et collaboratrices de proposer et développer des projets innovants grâce à un soutien concret de l’institution. Cet accompagnement peut prendre plusieurs formes : temps, moyens financiers, formation, tutorat, ou bien mise en réseau.

Inspirée d’expériences réussies dans d’autres Chambres d’agriculture, cette démarche s’est déroulée en plusieurs étapes :

  1. Dépôt des projets  : 10 projets ont été proposés, dont la création d’une chaîne de podcast, le développement de lieux et de temps d’interconnaissance entre collègues ou encore la création d’un incubateur de nouvelles filières agricoles bretonnes.
  2. Vote consultatif : les membres du personnel ont pu voter pour leurs 3 projets préférés parmi les 10 proposés.
  3. Sélection des projets : 5 des 10 idées déposées ont été retenues par un jury interne.
  4. Constitution des équipes : les collègues intéressé⸱es ont pu prendre contact avec les porteur⸱ses de projet pour constituer des équipes de 4 à 5 personnes. « La constitution des équipes a été très mixte. Les collègues ont joué le jeu en mixant les groupes pour avoir le plus de compétences possibles pour chaque projet », souligne Sophie Bégot.
  5. Hackathon : pendant deux jours, chaque équipe a travaillé de manière intensive sur son projet. Elles l’ont ensuite présenter à un jury composé de membres du personnel, de membres de la direction et du Président de la Chambre d’Agriculture. C’est à l’issue de cette étape qu’un projet a été retenu : Boost’ère, un incubateur de filières agricoles d’avenir. Son objectif ? Apporter un appui au développement de projets agricoles sous la forme d’un accompagnement de la CAB en temps et en compétences.
  6. Incubation du projet lauréat : le projet retenu est entré en phase d’incubation, un référent projet a été désigné pour accompagner sa réalisation.

Les Solidaires : Un soutien aux initiatives solidaires du personnel

Cette démarche permet aux agent⸱es « de proposer à l’entreprise de les soutenir dans des actions extérieures qui font sens et qui sont cohérentes avec nos valeurs », résume Sophie Bégot.

Porteurs d’une utilité sociale, les projets proposés doivent soutenir une cause précise. Ils peuvent porter sur un champ d’actions varié : éducation, culture, citoyenneté, environnement, inclusion… Sophie précise : « Les collaborateur⸱trices connaissaient déjà La Tribu et Les inspirés, c’était le moment d’aller plus loin en se mobilisant autour d’un ou plusieurs projets de solidarité porté par une personne ou un collectif de la Chambre vers l’extérieur ».

Doté d’une enveloppe de 3 000€, Les Solidaires s’est déroulé en différentes phases :

  1. Dépôt des projets : pendant un mois, les collaborateurs et collaboratrices ont pu proposer des initiatives solidaires.
  2. Vote : les membres du personnel ont pu voter pour soutenir l’une des actions solidaires déposées.
  3. Sélection du projet retenu : le projet « Un pas de Plus pour Olympe » a été sélectionné grâce aux votes des 100 agent⸱es ayant participé (50%) et à l’avis du jury (50%). Ce projet consiste à soutenir l’association L’Ascension d’Olympe fondée par une agente de la CAB. Ses objectifs sont les suivants :
      1. Permettre à sa fille Olympe, atteinte du syndrome de Pitt Hopkins de gagner en autonomie
      2. Soutenir la recherche sur cette maladie génétique rare ainsi que les autres familles qui y sont confrontées
      3. Sensibiliser le grand public
  4. Mise en œuvre du projet retenu : après validation par le comité de direction, l’équipe lauréate dispose d’une année pour réaliser son projet avec le soutien de l’institution. Concrètement, l’association va recevoir une enveloppe de 3 000€ pour financer les stages permettant d’améliorer la qualité de vie d’Olympe. Elle va aussi bénéficier de moyens de communication pour inciter les collègues à faire connaître l’association à leurs proches et à participer à une course de soutien.
Photo d'Olympe dans sa poussette qui sourit

Olympe, dont l’association a été lauréate des Solidaires

Les Éclaireurs : la définition collective des valeurs de l’institution

Cette consultation ponctuelle avait pour objectif de choisir collectivement les valeurs les plus représentatives de la CAB. Elle a permis aux membres du personnel de contribuer directement à la définition de l’identité de leur entreprise.

300 participant⸱es ont choisi entre une et trois valeurs parmi les 15 proposées. Ce vote a permis de définir les cinq valeurs socles de l’institution : l’utilité, la proximité, l’expertise, l’esprit d’équipe et l’autonomie. Ces valeurs reflètent ce que la CAB est aujourd’hui et ce qu’elle souhaite renforcer. Elles seront au cœur de ses projets et guideront ses actions dans les mois et années à venir.

 

Les clés de réussite de ce dispositif participatif

La réussite du dispositif participatif La Tribu repose sur quelques piliers essentiels.

Une gouvernance claire et un portage institutionnel fort

Avant son lancement, Sophie Bégot a tenu à s’assurer que La Tribu reposait sur une réelle volonté d’impliquer les agent⸱es. Elle explique : « Je prends l’exemple du greenwashing. Ça ne sert à rien de dire qu’on propose des concertations si c’est du marketing, et pas une réalité ». De fait, le dispositif bénéficie d’un soutien fort de la direction de la Chambre d’Agriculture. Les moyens humains et financiers mis à disposition en témoignent.

Le service Communication assure le portage opérationnel, il s’occupe donc de son animation globale et de la plateforme numérique dédiée. « Il y a un binôme qui assure le fonctionnement et l’amélioration continue du dispositif. Cette équipe gère également la communication et l’animation globale du dispositif et de l’outil numérique qui va avec », précise la cheffe du service Communication.

Outre le pilotage assuré par le service Communication, un⸱e « acteur⸱rice en charge » est nommé⸱e pour chaque concertation. Par exemple, l’animation des Solidaires a été confiée à une chargée de mission Ressources humaines. Elle a travaillé avec le service Communication pour définir la méthodologie de la démarche (étapes, méthodes, communication, etc.). « Le deal, c’est qu’il y ait un animateur ou une animatrice pour chacune des concertations, sinon ça ne vit pas », précise Sophie.

Un outil numérique adapté à chaque concertation

« La plateforme en elle-même, c’est facilitateur. Tu te connectes, t’as une idée, tu votes… C’est ergonomique pour les utilisateurs et utilisatrices », explique Séverine Denis, chargée de communication. La solution iD City permet une mise en place rapide des démarches et s’adapte aux différents besoins de concertation de la Chambre d’Agriculture. Sophie Bégot précise : « Et puis, c’est prêt, il n’y a pas de développement à faire. La plateforme existe depuis plusieurs années maintenant, elle a été éprouvée dans différents contextes ».

Sur la plateforme, chaque démarche dispose d’une page dédiée, sur laquelle les agent⸱es peuvent accéder à des contenus d’information. Il peut aussi bien s’agir d’une présentation de la démarche que du suivi des réalisations. Le personnel peut également participer selon les modalités proposées. Selon les démarches, les agent⸱es peuvent déposer des propositions, commenter les idées déposées ou bien voter pour leurs contributions préférées.

Page d'accueil de la plateforme de La Tribu avec les vignettes des 4 dispositifs participatifs

Vignettes des 4 démarches participatives sur la page d’accueil de la plateforme

Une communication active et continue

Le maintien d’une dynamique participative passe par une communication soutenue. « Cela ne peut pas vivre tout seul. Le portage de la communication interne est super important pour continuer à donner des infos sur toutes les réalisations », explique Sophie Bégot. Cette communication est continue, du lancement des concertations à la mise en œuvre des propositions qui en sont issues.

L’équipe met en place différents outils de communication, adaptés à chaque démarche : mise à jour la plateforme numérique dédiée, envoi des newsletters aux membres du personnel, diffusion des informations sur l’intranet…

Un équilibre entre numérique et présentiel

« Ce sont des allers-retours permanents », explique Sophie. « On a une plateforme qui permet de déposer des idées, mais le sujet n’est pas de rester dans le numérique, c’est de revenir dans notre quotidien d’entreprise ».

Cette hybridation se manifeste lors d’événements comme le hackathon des Explorateurs ou de réunions d’équipe qui peuvent être l’occasion de réfléchir collectivement à des idées dans le cadre des Inspirés.

 

Des défis à relever pour pérenniser La Tribu

Malgré ses réussites, la CAB reste vigilante sur plusieurs points pour assurer la pérennité de son dispositif participatif. « Il n’y a jamais rien de gagné, il faut toujours remettre du carburant dans la machine ! », prévient Sophie Bégot.

Maintenir la dynamique participative

Les premières éditions des Inspirés ont connu une baisse progressive du nombre d’idées déposées. 50 contributions ont été proposées lors de la première saison, contre une dizaine pour les suivantes. Si ce phénomène s’explique en partie par un effet « stock initial », il illustre la nécessité de veiller au maintien de l’engagement du personnel dans le dispositif participatif.

Démontrer l’impact concret des concertations

Les collaborateurs et collaboratrices attendent de voir la concrétisation de leurs propositions. Il est donc crucial d’assurer une transparence dans le traitement des contributions et de communiquer sur leur réalisation. « Les gens attendent aussi d’être convaincus qu’on en fait quelque chose », souligne Sophie Bégot. « Il faut donner de la visibilité à tout ce processus, y compris dans la réalisation des choses ».

Embarquer les nouveaux⸱elles collaborateur.trices

L’intégration des nouveaux⸱elles arrivant⸱es dans La Tribu est également un défi. La cheffe du service Communication explique : « Il faut qu’on embarque les nouvelles personnes qui intègrent la CAB ! Parce qu’elles peuvent passer 3 ans sans jamais en avoir entendu parler ».

Le service Communication met donc en place des moyens d’informer les nouvelles personnes qui rejoignent l’institution. L’équipe a notamment lancé une campagne de mailing dédiée. « Ils et elles arrivent avec ce qu’ils et elles ont vécu ailleurs, qui était super et qu’on va pouvoir implanter dans notre entreprise », indique Sophie Bégot.

Impliquer tous les échelons hiérarchiques

L’expérience des Explorateurs a montré l’importance du soutien managérial. « Il a fallu que les collègues sentent qu’il⸱elles avaient le soutien de leur manager pour s’autoriser à participer », note Sophie. Ce facteur clé pourrait être renforcé pour d’autres démarches comme Les Solidaires.

 

L’émergence d’une nouvelle culture d’entreprise

Au-delà des projets concrets qu’elle fait naître, le dispositif participatif La Tribu contribue à l’émergence d’une nouvelle culture d’entreprise au sein de la CAB. Plusieurs changements ont ainsi été observés :

  • Le renforcement d’un sentiment d’appartenance à l’institution
  • Une évolution dans la relation entre les membres du personnel et l’institution : « Aujourd’hui, on dit aux collaborateur⸱trices : l’entreprise t’appartient, et c’est à toi de la faire grandir, c’est à toi de l’améliorer, de faire bouger les lignes », ajoute Sophie.
  • Le développement de la transversalité et du décloisonnement entre les équipes
  • L’encouragement à l’innovation et à l’initiative
  • La mise en place d’un véritable processus d’écoute interne. La cheffe du service Communication explique : « C’était aussi une manière de structurer un processus d’écoute interne et d’avoir un engagement. Non pas de réaliser toutes les idées, mais de toutes les étudier ».
  • L’implication des collaborateur⸱trices au-delà de leurs objectifs professionnels. Pour Sophie Bégot, ce programme participatif a permis de dire aux agent⸱es : « Tu as des objectifs annuels, commerciaux, de réalisation… Ça c’est ton boulot, mais est-ce que tu as envie de t’impliquer au-delà de ça ? ».

Un changement culturel qui semble particulièrement séduire les nouveaux⸱elles collaborateur⸱trices, pour qui le sentiment d’utilité ne suffit plus. La Tribu devient ainsi un dispositif participatif permettant d’attirer et de fidéliser les personnes en quête de sens et d’impact dans leur travail.

 

La Tribu démontre qu’avec les bons outils, une volonté forte de la direction et des moyens dédiés, il est possible d’adopter un fonctionnement plus horizontal, où chaque agent⸱e peut s’impliquer au-delà de ses objectifs professionnels. Une expérience inspirante pour les entreprises qui souhaitent développer la participation de leurs collaborateurs et collaboratrices !

 

Quelques chiffres-clés

4 démarches participatives

Près de 300 comptes actifs sur 600 collaborateur⸱trices, soit 50% du personnel

276 contributions

920 commentaires

  • Les Inspirés : 54 idées déposées, dont 27 en cours de réalisation
  • Les Solidaires : 100 votant⸱es et 1 projet lauréat qui bénéficie du soutien financier et logistique de l’institution
  • Les Explorateurs : 10 idées déposées, dont 1 retenue et aujourd’hui en cours d’incubation
  • Les Éclaireurs : 300 votant⸱es ayant choisi les 5 valeurs socles de la CAB
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Quand les collaborateurs deviennent acteurs de l'innovation : l'exemple d'ICF Habitat

Quand les collaborateurs deviennent acteurs de l’innovation : l’exemple d’ICF Habitat

Au sein d’ICF Habitat, groupe composé de 7 filiales (quatre entreprises sociales pour l’habitat, une SACICAP, une filiale de property management et une filiale de transactions immobilières), la démarche Shaker insuffle depuis quelques années une nouvelle dynamique grâce à l’innovation participative. Portée par la Direction des Ressources Humaines et de la Transformation (DRHT), cette initiative vise à placer les collaborateurs au cœur du changement. Rencontre avec Nolwenn Tchijouk et Jessica Madiande qui pilotent ce dispositif.

Une démarche au service de l’amélioration continue

Shaker, c’est le nom donné à la démarche d’innovation participative du groupe ICF Habitat. Ses objectifs sont de faciliter l’émergence des idées en encourageant la prise d’initiatives des collaborateurs ainsi que développer un état d’esprit d’innovation. Cette dynamique s’inscrit dans un contexte où le secteur du logement social fait face à de nombreux défis. L’objectif de Shaker est de « s’améliorer de façon continue, à la fois dans les pratiques, mais aussi sur le modèle économique et la performance opérationnelle », précise Nolwenn.

La démarche repose sur un principe simple : créer une relation gagnant-gagnant entre les attentes et besoins des collaborateurs et les enjeux et ambitions de l’entreprise. Elle encourage la prise d’initiative et offre un espace de partage d’idées qui permet d’améliorer le quotidien professionnel. « Nous recherchons par nos actions à favoriser les échanges entre les collègues et à créer du lien entre filiales », souligne Nolwenn.

Une démarche d’innovation hybride

Les salariés d’ICF Habitat ont identifié trois valeurs pour définir l’entreprise. Œuvrer pour la qualité, créer du lien, partager pour progresser. La démarche Shaker s’efforce de les appliquer autour de deux méthodes :

  • L’innovation provoquée via l’organisation d’un événement ponctuel appelé la « Shaker’ Cup ». C’est un temps fort annuel ou bi-annuel qui mobilise les collaborateurs à l’échelle nationale. La Shaker’ cup 2023 proposait aux collaborateurs de faire émerger des innovations autour de 4 catégories. Proximité, relation clients, territoire et patrimoine. Dans ce cadre, les collaborateurs créent des équipes pour imaginer et développer des solutions innovantes permettant de répondre aux problématiques de chaque catégorie.
  • L’innovation spontanée via la mise à disposition permanente d’une boîte à idées sur une plateforme iD City. Les collaborateurs peuvent y partager leurs initiatives ou solliciter un accompagnement pour développer leurs idées.

Logo Shaker' cup 2023

Logo de la Shaker’ cup 2023

La démarche se matérialise en priorité par l’organisation d’ateliers en présentiel car « le contact et l’échange, c’est ce qui fonctionne le mieux. Ça permet de créer une connexion entre les collaborateurs », estime Jessica. Pour autant, le volet numérique est plus que complémentaire, il est nécessaire. « On est répartis sur le territoire national donc ce n’est pas possible de tout faire en présentiel. La plateforme permet de pouvoir toucher tout le monde » précise Nolwenn. Ainsi, la Shaker’ cup est un dispositif d’innovation hybride qui mêle des temps en présentiel et une déclinaison numérique. Tandis que la boîte à idées est intégralement dématérialisée.

Des projets innovants qui transforment le quotidien

Cette approche de l’innovation porte ses fruits.  Les projets « Flash Mi » et « Foliole » nés à l’occasion de la Shaker’ cup 2023 l’illustrent à merveille.

Flash Mi : quand l’innovation naît de la collaboration

Le projet « Flash Mi » démontre la capacité de la démarche à faire émerger et concrétiser des innovations opérationnelles. Ce projet vise à créer une application pour suivre en temps réel les travaux à la relocation. Les travaux lors d’une relocation entraînent souvent des retards et des complications qui peuvent différer l’entrée du nouveau locataire. Afin de simplifier ces chantiers, Flash Mi propose une approche novatrice en intégrant les prestataires dans le processus. Cette interface permet un échange d’information plus fluide entre ces derniers et l’équipe ICF Habitat en charge du suivi des travaux.

Équipe projet Flash mi

L’équipe du projet “Flash mi”, lauréate de la Shaker’ cup 2023

L’équipe Shaker a expérimenté un hackathon de trois jours en réunissant des profils métier variés pour initier la conception de l’application. « C’était très intéressant car en trois jours, on a créé l’application. On lui a donné une direction artistique (logo, couleurs, etc), on a pensé ses fonctionnalités », raconte Jessica. Cette expérience a démontré la force de la fusion des compétences et des connaissances. Ces complémentarités ont permis de surmonter les contraintes techniques et opérationnelles.

Groot plant / Foliole : de l’idée à la forêt urbaine

Le projet « Groot plant » représente une autre réussite emblématique, issue de la Shaker’ Cup 2022. Ce projet visait à réduire l’impact environnemental d’ICF Habitat. Concrètement, cela consistait à planter un arbre à chaque relocation de logement. Soit environ 1500 arbres par an dans la filiale pilote. Le projet a finalement évolué vers la création d’une forêt Miyawaki, inaugurée en février 2024.

« Le projet a beaucoup plu et a permis une prise de conscience sur la pertinence des innovations incrémentales. Des petits pas sont possibles et peuvent avoir un impact dans l’amélioration du cadre de vie des locataires et réduire notre impact carbone », explique Nolwenn. Le succès de cette initiative a d’ailleurs inspiré un nouveau projet plus ambitieux lors de la Shaker’ cup 2023. Le « Projet foliole » vise lui la renaturation d’une résidence test dans chaque filiale du groupe.

Equipe projet Foliole

L’équipe du « Projet foliole », lauréate de la Shaker’ cup 2023

L’acculturation à l’innovation participative : un enjeu majeur

L’un des défis majeurs de la démarche Shaker est d’accompagner les collaborateurs dans leur appropriation de l’innovation. La capacité d’innover des collaborateurs ne se décrète pas, elle s’accompagne et est le résultat d’un long processus d’acculturation.

Effectivement, « derrière le mot innovation, d’une personne à l’autre, on va imaginer des choses différentes. Ça peut faire peur. Certains peuvent s’imaginer que pour être innovant, il faut avoir une idée disruptive, l’idée du siècle », explique Nolwenn. Au-delà de l’usage d’une plateforme dédiée à l’innovation participative qui permet de matérialiser ce qu’est l’innovation, l’équipe de Shaker conseille de s’attacher à démystifier cette notion.

Des ressources pour pérenniser l’innovation

Afin d’accompagner l’acculturation des collaborateurs à l’innovation, l’équipe de Shaker s’est dotée de quelques ressources.

Un réseau de collaborateur·ices sponsors ou expert·es métier

Ce réseau, mis en place pour l’édition 2023, a pour but d’engager des collaborateurs issus de chaque direction, dès le lancement de la Shaker’ cup. « On a souhaité sécuriser la concrétisation des solutions. Pour chaque catégorie, on a identifié des sponsors dans les directions métier correspondant à chaque thématique de l’appel à projets pour les intégrer en amont dans le processus ». Ces sponsors avaient pour but de « porter l’intérêt du défi, participer à la sélection de l’idée et ensuite sponsoriser l’idée retenue » afin de s’assurer de sa réalisation. En complément, d’autres collaborateurs ciblés comme étant des expert·es métier pour chaque catégorie étaient présents pour « challenger les idées des équipes et les orienter si besoin ». Ce réseau regroupe des personnes ressources qui facilitent le portage de la démarche et veillent à ce que les directions concernées réalisent les initiatives retenues.

Une équipe de facilitateur·rices

Par ailleurs, l’équipe de Shaker s’appuie sur d’autres collègues pour les accompagner au cours de la Shaker’ Cup. « Chaque équipe participant à la Shaker’ Cup était accompagnée par un·e facilitateur·rice chargé·e de : conduire les séances de créativité, donner du rythme, sécuriser le cadre méthodologique et ainsi garantir les livrables » précise Nolwenn. Cette année, l’équipe formera les volontaires à la facilitation en méthodes d’intelligence collective pour renforcer leurs compétences dans ce domaine.

Des ateliers d’intelligence collective sur demande

Au-delà des dispositifs d’innovation proposés, les collaborateurs du groupe peuvent solliciter l’équipe Shaker pour animer des ateliers d’intelligence collective. « On est parfois sollicité par des directions métiers pour animer des ateliers sur des sujets spécifiques. J’ai par exemple animé des ateliers sur la posture du juriste ou encore sur l’élaboration d’une feuille de route pour la direction juridique et pour la direction des ressources humaines et transformations ».

La Shaker box

La plateforme numérique Shaker dispose d’un espace accessible à tous les collaborateurs pour découvrir les méthodes d’intelligence collective et notamment les brises-glace.

Toutes ces ressources sont des atouts précieux pour l’équipe pilote. Sous l’égide de la directrice de la DRHT, Valérie Bignon, l’équipe est composée de Nolwenn et Jessica. Lorsque l’activité le requiert, l’équipe peut faire appel à des collègues ressources comme l’explique Nolwenn « On peut rester au niveau macro car on a les facilitateur·rices qui font l’intermédiaire et les expert·e·s qui portent les sujets. Lors de la Shaker’ Cup 2023, les facilitateur·rices, expert·e·s et sponsors ont participé autant que nous à la réussite de la démarche ».

Une plateforme numérique en appui du dispositif d’innovation

Au dire de l’équipe pilote, la plateforme iD City joue un rôle central dans le dispositif Shaker. « C’est beaucoup plus qu’une simple plateforme qui permet de matérialiser les actions de Shaker. C’est mon outil de gestion », confie Jessica. Pour Nolwenn, « c’est une brique de la démarche, mais je me demande si ça ne fait pas partie du ciment. Elle nous permet de centraliser les informations, les outils, de partager les initiatives avec l’ensemble du Groupe. Elle permet de rendre l’innovation participative, concrète, palpable ».

L’outil permet de récolter les idées, de tracer leur évolution et de faciliter le partage d’expériences. « On est à l’échelle nationale […] donc ça permet de centraliser l’information », explique Nolwenn.

Arborescence de la plateforme

La plateforme est accessible uniquement aux collaborateurs d’ICF Habitat et nous ne pouvons donc pas vous partager son URL d’accès. Néanmoins, afin de vous donner un aperçu, nous vous partageons l’organisation de la plateforme :

  • Je dépose une idée : le menu de la plateforme met immédiatement en avant la page permettant de déposer une idée. Le collaborateur remplit un formulaire de dépôt. Son idée est ensuite instruite par l’équipe de Shaker pour vérifier sa recevabilité.
  • C’est déjà testé : sur cette page, les collaborateurs peuvent consulter les idées déposées et suivre leur état d’avancement. Sont ici listées les idées en cours de traitement, les idées clôturées et les idées déployées en tant que solution appliquée.
  • On rembobine : cet espace permet de découvrir ou de se remémorer les innovations issues des différentes éditions de la Shaker’ Cup. Les règles du jeu et les solutions lauréates de chaque édition sont mises en avant.
  • Ça peut servir : cet espace ressource comporte la Shaker box, la page de contact de l’équipe Shaker, ainsi que des précisions sur le périmètre de l’innovation participative au sein du Groupe.

La plateforme évolue dans le temps et s’adapte aux événements ponctuels du type Shaker’ Cup. Lorsqu’une édition est en cours, les collaborateurs peuvent y déposer leurs solutions et signaler leurs innovations coup de cœur.

Grâce à une connexion en single sign-on (SSO) via le système d’authentification d’ICF Habitat, 57,5% des 1 500 collaborateurs du groupe sont inscrits sur la plateforme. Le taux de participation est également élevé puisque 38% des collaborateurs ont participé activement sur la plateforme à cette démarche.

Les défis de l’innovation participative

La mise en œuvre de la démarche Shaker n’est pas sans obstacle. Nolwenn et Jessica identifient plusieurs défis majeurs.

La gestion du temps et des priorités

Le premier défi réside dans la gestion du temps et des priorités. Bien que les collaborateurs s’engagent, leurs contraintes professionnelles propres à leur poste peuvent retarder la pleine intégration de la démarche Shaker dans leur quotidien. « Ils ont les tâches propres à leur poste et Shaker passe après leurs missions », explique Jessica. Les priorités opérationnelles des directions peuvent parfois reléguer l’innovation participative au second plan, entravant ainsi la concrétisation des solutions émergentes. Il est parfois demandé de « mettre Shaker à feu doux ». Cette situation souligne le besoin d’une meilleure intégration de l’innovation dans le quotidien des collaborateurs. Cela révèle également que la mobilisation des collaborateur·rices dans le temps est un enjeu pour l’avenir.

La quête de légitimité

Le second défi est celui de la légitimité de la démarche. Notamment en ce qui concerne l’articulation entre les niveaux hiérarchiques. Malgré le soutien du comité de direction et de la directrice des ressources humaines, l’implémentation et l’animation de Shaker par le terrain demeurent complexes. Convaincre les multiples acteurs au sein d’un groupe aux multiples filiales représente un défi supplémentaire. Encore aujourd’hui, peu de directions font appel à l’équipe de Shaker pour les accompagner sur des ateliers d’intelligence collective. Certaines préfèrent toujours faire appel à des prestataires. Il est donc crucial de gagner en légitimité et d’impliquer l’ensemble des managers pour insuffler une nouvelle dynamique à Shaker.

L’innovation participative : un indispensable ?

Malgré l’existence de quelques défis à résoudre pour l’avenir, les retours des collaborateurs témoignent de l’impact positif de la démarche. « Heureusement que Shaker existe », a confié l’un d’entre eux à Jessica. « Certains soulignent son rôle essentiel dans leur capacité à penser les sujets différemment, à rencontrer différents acteurs et à dynamiser leurs activités par l’utilisation de nouvelles méthodes de travail », ajoute Nolwenn.

Pour Jessica, qui a intégré ICF Habitat depuis peu en tant qu’alternante, l’innovation participative est indispensable : « C’est la capacité de créer ensemble et je trouve que dans une entreprise, si ça manque, ça ne peut pas avancer ». De son côté, Nolwenn nuance : « une entreprise qui ne porte pas l’innovation participative n’est pas rédhibitoire pour moi, car l’innovation peut être traitée par une direction, par des spécialistes, et ça fonctionne également. Malgré tout, l’innovation participative me parait plus pertinente dans une perspective d’amélioration continue ».

Chacun est maître pour juger du caractère indispensable de l’innovation participative au sein d’une entreprise. En revanche, selon Nolwenn, il est certain que si une entreprise se lance sur ce type de dispositif, « il faut une vraie volonté, il faut se donner les moyens pour y arriver et à ce titre le sponsoring de la directrice RHT a bien fonctionné ». Nolwenn poursuit son propos : « C’est toute une culture. Il faut à la fois piloter une démarche ambitieuse et avancer à petit pas en mettant en place des expérimentations. Il vaut mieux peu d’innovation mais la mener à bien. Sinon ça peut même être contreproductif de mobiliser des gens et qu’il ne se passe rien ensuite ».

La démarche Shaker d’ICF Habitat combine réussites concrètes et défis futurs. L’innovation participative nécessite des ressources et du temps pour s’installer dans l’entreprise. Avec les bons outils et une méthodologie adaptée, elle transforme positivement le quotidien des collaborateurs. Elle contribue également à la performance de l’entreprise.

 

Quelques chiffres clés

863 collaborateur.rices d’ICF Habitat inscrit·es sur la plateforme Shaker. Soit 57% des 1 500 collaborateur.rices.

249 idées déposées sur la plateforme Shaker par les collaborateur.rices d’ICF Habitat.

3242 votes effectués sur la plateforme Shaker par les collaborateur.rices d’ICF Habitat.

426 votant·e·s lors de la Shaker’ cup 2023. Soit 28,4% des collaborateur.rices d’ICF Habitat.

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