Quand les collaborateurs deviennent acteurs de l’innovation : l’exemple d’ICF Habitat

Au sein d’ICF Habitat, groupe composé de 7 filiales (quatre entreprises sociales pour l’habitat, une SACICAP, une filiale de property management et une filiale de transactions immobilières), la démarche Shaker insuffle depuis quelques années une nouvelle dynamique grâce à l’innovation participative. Portée par la Direction des Ressources Humaines et de la Transformation (DRHT), cette initiative vise à placer les collaborateurs au cœur du changement. Rencontre avec Nolwenn Tchijouk et Jessica Madiande qui pilotent ce dispositif.

Une démarche au service de l’amélioration continue

Shaker, c’est le nom donné à la démarche d’innovation participative du groupe ICF Habitat. Ses objectifs sont de faciliter l’émergence des idées en encourageant la prise d’initiatives des collaborateurs ainsi que développer un état d’esprit d’innovation. Cette dynamique s’inscrit dans un contexte où le secteur du logement social fait face à de nombreux défis. L’objectif de Shaker est de « s’améliorer de façon continue, à la fois dans les pratiques, mais aussi sur le modèle économique et la performance opérationnelle », précise Nolwenn.

La démarche repose sur un principe simple : créer une relation gagnant-gagnant entre les attentes et besoins des collaborateurs et les enjeux et ambitions de l’entreprise. Elle encourage la prise d’initiative et offre un espace de partage d’idées qui permet d’améliorer le quotidien professionnel. « Nous recherchons par nos actions à favoriser les échanges entre les collègues et à créer du lien entre filiales », souligne Nolwenn.

Une démarche d’innovation hybride

Les salariés d’ICF Habitat ont identifié trois valeurs pour définir l’entreprise. Œuvrer pour la qualité, créer du lien, partager pour progresser. La démarche Shaker s’efforce de les appliquer autour de deux méthodes :

• L’innovation provoquée via l’organisation d’un événement ponctuel appelé la « Shaker’ Cup ». C’est un temps fort annuel ou bi-annuel qui mobilise les collaborateurs à l’échelle nationale. La Shaker’ cup 2023 proposait aux collaborateurs de faire émerger des innovations autour de 4 catégories. Proximité, relation clients, territoire et patrimoine. Dans ce cadre, les collaborateurs créent des équipes pour imaginer et développer des solutions innovantes permettant de répondre aux problématiques de chaque catégorie.
• L’innovation spontanée via la mise à disposition permanente d’une boîte à idées sur une plateforme iD City. Les collaborateurs peuvent y partager leurs initiatives ou solliciter un accompagnement pour développer leurs idées.

Logo de la Shaker’ cup 2023

La démarche se matérialise en priorité par l’organisation d’ateliers en présentiel car « le contact et l’échange, c’est ce qui fonctionne le mieux. Ça permet de créer une connexion entre les collaborateurs », estime Jessica. Pour autant, le volet numérique est plus que complémentaire, il est nécessaire. « On est répartis sur le territoire national donc ce n’est pas possible de tout faire en présentiel. La plateforme permet de pouvoir toucher tout le monde » précise Nolwenn. Ainsi, la Shaker’ cup est un dispositif d’innovation hybride qui mêle des temps en présentiel et une déclinaison numérique. Tandis que la boîte à idées est intégralement dématérialisée.

Des projets innovants qui transforment le quotidien

Cette approche de l’innovation porte ses fruits.  Les projets « Flash Mi » et « Foliole » nés à l’occasion de la Shaker’ cup 2023 l’illustrent à merveille.

Flash Mi : quand l’innovation naît de la collaboration

Le projet « Flash Mi » démontre la capacité de la démarche à faire émerger et concrétiser des innovations opérationnelles. Ce projet vise à créer une application pour suivre en temps réel les travaux à la relocation. Les travaux lors d’une relocation entraînent souvent des retards et des complications qui peuvent différer l’entrée du nouveau locataire. Afin de simplifier ces chantiers, Flash Mi propose une approche novatrice en intégrant les prestataires dans le processus. Cette interface permet un échange d’information plus fluide entre ces derniers et l’équipe ICF Habitat en charge du suivi des travaux.

L’équipe du projet “Flash mi”, lauréate de la Shaker’ cup 2023

L’équipe Shaker a expérimenté un hackathon de trois jours en réunissant des profils métier variés pour initier la conception de l’application. « C’était très intéressant car en trois jours, on a créé l’application. On lui a donné une direction artistique (logo, couleurs, etc), on a pensé ses fonctionnalités », raconte Jessica. Cette expérience a démontré la force de la fusion des compétences et des connaissances. Ces complémentarités ont permis de surmonter les contraintes techniques et opérationnelles.

Groot plant / Foliole : de l’idée à la forêt urbaine

Le projet « Groot plant » représente une autre réussite emblématique, issue de la Shaker’ Cup 2022. Ce projet visait à réduire l’impact environnemental d’ICF Habitat. Concrètement, cela consistait à planter un arbre à chaque relocation de logement. Soit environ 1500 arbres par an dans la filiale pilote. Le projet a finalement évolué vers la création d’une forêt Miyawaki, inaugurée en février 2024.

« Le projet a beaucoup plu et a permis une prise de conscience sur la pertinence des innovations incrémentales. Des petits pas sont possibles et peuvent avoir un impact dans l’amélioration du cadre de vie des locataires et réduire notre impact carbone », explique Nolwenn. Le succès de cette initiative a d’ailleurs inspiré un nouveau projet plus ambitieux lors de la Shaker’ cup 2023. Le « Projet foliole » vise lui la renaturation d’une résidence test dans chaque filiale du groupe.

L’équipe du « Projet foliole », lauréate de la Shaker’ cup 2023

L’acculturation à l’innovation participative : un enjeu majeur

L’un des défis majeurs de la démarche Shaker est d’accompagner les collaborateurs dans leur appropriation de l’innovation. La capacité d’innover des collaborateurs ne se décrète pas, elle s’accompagne et est le résultat d’un long processus d’acculturation.

Effectivement, « derrière le mot innovation, d’une personne à l’autre, on va imaginer des choses différentes. Ça peut faire peur. Certains peuvent s’imaginer que pour être innovant, il faut avoir une idée disruptive, l’idée du siècle », explique Nolwenn. Au-delà de l’usage d’une plateforme dédiée à l’innovation participative qui permet de matérialiser ce qu’est l’innovation, l’équipe de Shaker conseille de s’attacher à démystifier cette notion.

Des ressources pour pérenniser l’innovation

Afin d’accompagner l’acculturation des collaborateurs à l’innovation, l’équipe de Shaker s’est dotée de quelques ressources.

Un réseau de collaborateur·ices sponsors ou expert·es métier

Ce réseau, mis en place pour l’édition 2023, a pour but d’engager des collaborateurs issus de chaque direction, dès le lancement de la Shaker’ cup. « On a souhaité sécuriser la concrétisation des solutions. Pour chaque catégorie, on a identifié des sponsors dans les directions métier correspondant à chaque thématique de l’appel à projets pour les intégrer en amont dans le processus ». Ces sponsors avaient pour but de « porter l’intérêt du défi, participer à la sélection de l’idée et ensuite sponsoriser l’idée retenue » afin de s’assurer de sa réalisation. En complément, d’autres collaborateurs ciblés comme étant des expert·es métier pour chaque catégorie étaient présents pour « challenger les idées des équipes et les orienter si besoin ». Ce réseau regroupe des personnes ressources qui facilitent le portage de la démarche et veillent à ce que les directions concernées réalisent les initiatives retenues.

Une équipe de facilitateur·rices

Par ailleurs, l’équipe de Shaker s’appuie sur d’autres collègues pour les accompagner au cours de la Shaker’ Cup. « Chaque équipe participant à la Shaker’ Cup était accompagnée par un·e facilitateur·rice chargé·e de : conduire les séances de créativité, donner du rythme, sécuriser le cadre méthodologique et ainsi garantir les livrables » précise Nolwenn. Cette année, l’équipe formera les volontaires à la facilitation en méthodes d’intelligence collective pour renforcer leurs compétences dans ce domaine.

Des ateliers d’intelligence collective sur demande

Au-delà des dispositifs d’innovation proposés, les collaborateurs du groupe peuvent solliciter l’équipe Shaker pour animer des ateliers d’intelligence collective. « On est parfois sollicité par des directions métiers pour animer des ateliers sur des sujets spécifiques. J’ai par exemple animé des ateliers sur la posture du juriste ou encore sur l’élaboration d’une feuille de route pour la direction juridique et pour la direction des ressources humaines et transformations ».

La Shaker box

La plateforme numérique Shaker dispose d’un espace accessible à tous les collaborateurs pour découvrir les méthodes d’intelligence collective et notamment les brises-glace.

Toutes ces ressources sont des atouts précieux pour l’équipe pilote. Sous l’égide de la directrice de la DRHT, Valérie Bignon, l’équipe est composée de Nolwenn et Jessica. Lorsque l’activité le requiert, l’équipe peut faire appel à des collègues ressources comme l’explique Nolwenn « On peut rester au niveau macro car on a les facilitateur·rices qui font l’intermédiaire et les expert·e·s qui portent les sujets. Lors de la Shaker’ Cup 2023, les facilitateur·rices, expert·e·s et sponsors ont participé autant que nous à la réussite de la démarche ».

Une plateforme numérique en appui du dispositif d’innovation

Au dire de l’équipe pilote, la plateforme iD City joue un rôle central dans le dispositif Shaker. « C’est beaucoup plus qu’une simple plateforme qui permet de matérialiser les actions de Shaker. C’est mon outil de gestion », confie Jessica. Pour Nolwenn, « c’est une brique de la démarche, mais je me demande si ça ne fait pas partie du ciment. Elle nous permet de centraliser les informations, les outils, de partager les initiatives avec l’ensemble du Groupe. Elle permet de rendre l’innovation participative, concrète, palpable ».

L’outil permet de récolter les idées, de tracer leur évolution et de faciliter le partage d’expériences. « On est à l’échelle nationale […] donc ça permet de centraliser l’information », explique Nolwenn.

Arborescence de la plateforme

La plateforme est accessible uniquement aux collaborateurs d’ICF Habitat et nous ne pouvons donc pas vous partager son URL d’accès. Néanmoins, afin de vous donner un aperçu, nous vous partageons l’organisation de la plateforme :

• Je dépose une idée : le menu de la plateforme met immédiatement en avant la page permettant de déposer une idée. Le collaborateur remplit un formulaire de dépôt. Son idée est ensuite instruite par l’équipe de Shaker pour vérifier sa recevabilité.
• C’est déjà testé : sur cette page, les collaborateurs peuvent consulter les idées déposées et suivre leur état d’avancement. Sont ici listées les idées en cours de traitement, les idées clôturées et les idées déployées en tant que solution appliquée.
• On rembobine : cet espace permet de découvrir ou de se remémorer les innovations issues des différentes éditions de la Shaker’ Cup. Les règles du jeu et les solutions lauréates de chaque édition sont mises en avant.
• Ça peut servir : cet espace ressource comporte la Shaker box, la page de contact de l’équipe Shaker, ainsi que des précisions sur le périmètre de l’innovation participative au sein du Groupe.

La plateforme évolue dans le temps et s’adapte aux événements ponctuels du type Shaker’ Cup. Lorsqu’une édition est en cours, les collaborateurs peuvent y déposer leurs solutions et signaler leurs innovations coup de cœur.

Grâce à une connexion en single sign-on (SSO) via le système d’authentification d’ICF Habitat, 57,5% des 1 500 collaborateurs du groupe sont inscrits sur la plateforme. Le taux de participation est également élevé puisque 38% des collaborateurs ont participé activement sur la plateforme à cette démarche.

Les défis de l’innovation participative

La mise en œuvre de la démarche Shaker n’est pas sans obstacle. Nolwenn et Jessica identifient plusieurs défis majeurs.

La gestion du temps et des priorités

Le premier défi réside dans la gestion du temps et des priorités. Bien que les collaborateurs s’engagent, leurs contraintes professionnelles propres à leur poste peuvent retarder la pleine intégration de la démarche Shaker dans leur quotidien. « Ils ont les tâches propres à leur poste et Shaker passe après leurs missions », explique Jessica. Les priorités opérationnelles des directions peuvent parfois reléguer l’innovation participative au second plan, entravant ainsi la concrétisation des solutions émergentes. Il est parfois demandé de « mettre Shaker à feu doux ». Cette situation souligne le besoin d’une meilleure intégration de l’innovation dans le quotidien des collaborateurs. Cela révèle également que la mobilisation des collaborateur·rices dans le temps est un enjeu pour l’avenir.

La quête de légitimité

Le second défi est celui de la légitimité de la démarche. Notamment en ce qui concerne l’articulation entre les niveaux hiérarchiques. Malgré le soutien du comité de direction et de la directrice des ressources humaines, l’implémentation et l’animation de Shaker par le terrain demeurent complexes. Convaincre les multiples acteurs au sein d’un groupe aux multiples filiales représente un défi supplémentaire. Encore aujourd’hui, peu de directions font appel à l’équipe de Shaker pour les accompagner sur des ateliers d’intelligence collective. Certaines préfèrent toujours faire appel à des prestataires. Il est donc crucial de gagner en légitimité et d’impliquer l’ensemble des managers pour insuffler une nouvelle dynamique à Shaker.

L’innovation participative : un indispensable ?

Malgré l’existence de quelques défis à résoudre pour l’avenir, les retours des collaborateurs témoignent de l’impact positif de la démarche. « Heureusement que Shaker existe », a confié l’un d’entre eux à Jessica. « Certains soulignent son rôle essentiel dans leur capacité à penser les sujets différemment, à rencontrer différents acteurs et à dynamiser leurs activités par l’utilisation de nouvelles méthodes de travail », ajoute Nolwenn.

Pour Jessica, qui a intégré ICF Habitat depuis peu en tant qu’alternante, l’innovation participative est indispensable : « C’est la capacité de créer ensemble et je trouve que dans une entreprise, si ça manque, ça ne peut pas avancer ». De son côté, Nolwenn nuance : « une entreprise qui ne porte pas l’innovation participative n’est pas rédhibitoire pour moi, car l’innovation peut être traitée par une direction, par des spécialistes, et ça fonctionne également. Malgré tout, l’innovation participative me parait plus pertinente dans une perspective d’amélioration continue ».

Chacun est maître pour juger du caractère indispensable de l’innovation participative au sein d’une entreprise. En revanche, selon Nolwenn, il est certain que si une entreprise se lance sur ce type de dispositif, « il faut une vraie volonté, il faut se donner les moyens pour y arriver et à ce titre le sponsoring de la directrice RHT a bien fonctionné ». Nolwenn poursuit son propos : « C’est toute une culture. Il faut à la fois piloter une démarche ambitieuse et avancer à petit pas en mettant en place des expérimentations. Il vaut mieux peu d’innovation mais la mener à bien. Sinon ça peut même être contreproductif de mobiliser des gens et qu’il ne se passe rien ensuite ».

La démarche Shaker d’ICF Habitat combine réussites concrètes et défis futurs. L’innovation participative nécessite des ressources et du temps pour s’installer dans l’entreprise. Avec les bons outils et une méthodologie adaptée, elle transforme positivement le quotidien des collaborateurs. Elle contribue également à la performance de l’entreprise.

Quelques chiffres clés

863 collaborateur.rices d’ICF Habitat inscrit·es sur la plateforme Shaker. Soit 57% des 1 500 collaborateur.rices.

249 idées déposées sur la plateforme Shaker par les collaborateur.rices d’ICF Habitat.

3242 votes effectués sur la plateforme Shaker par les collaborateur.rices d’ICF Habitat.

426 votant·e·s lors de la Shaker’ cup 2023. Soit 28,4% des collaborateur.rices d’ICF Habitat.